Madagascar: Senior Executive Assistant

UNICEF MADAGASCAR RECRUTE (Re-publication*)

• Titre du poste : Senior Executive Assistant

• Reference du poste : 1964

• Grade : GS-6 (Grille du système des Nations Unies)

· Type de nomination : Durée déterminée (Fixed term Appointment)

· Durée : 1 an avec possibilité de renouvellement

· Lieu d’affectation : Antananarivo

· Date de republication : 3 Février 2017

• Date de clôture : 18 Février 2017

Si vous êtes engagé, un professionnel créatif et êtes passionné de faire une différence durable pour les enfants, l'Organisation leader en matière des droits des enfants dans le monde aimerait vous connaître.

Depuis 70 ans, l'UNICEF travaille sur le terrain dans 190 pays et territoires pour favoriser la survie, la protection et le développement des enfants. Premier fournisseur mondial de vaccins pour les pays en développement, l'UNICEF soutient la santé infantile et la nutrition, l'eau potable et l'assainissement, l'éducation de base de qualité pour tous les garçons et les filles, et la protection des enfants contre la violence, l'exploitation et le SIDA. L'UNICEF est entièrement financé par des contributions volontaires de particuliers, d'entreprises, de fondations et de gouvernements.

I-BUT DU POSTE

Sous la supervision générale du Représentant, le titulaire du poste fournit des services secrétariat et de support administratifs pour la Direction. Le/la Senior Exécutive Assistant est responsable d’assurer le bon fonctionnement du Bureau de la Représentation. Il s’agira aussi de gérer l’information et la coordination des dossiers au sein de l’équipe managériale. Le poste est l’interface clé entre un large éventail de contacts, y compris les personnalités officielles de haut rang, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Le/la titulaire du poste priorise et organise aussi ses tâches et son travail de manière indépendante en fonction des orientations générales du superviseur afin d’assurer une gestion efficace du Bureau du représentant.

II- RESPONSABILITES, DEVOIR ET TACHES CLES

1. Sert de principal adjoint au Représentant, responsable des opérations administratives quotidiennes du Bureau du Représentant. Analyse et planifie les activités du Bureau du Représentant pour veiller à ce que le soutien administratif soit fourni en temps opportun. Organise l’agenda quotidien et les réunions, participe à des réunions et des discussions sur des questions importantes et sensibles, interprète et évalue l'impact des changements.

2. Planifie et coordonne les voyages officiels du Représentant, ses apparitions publiques et ses rencontres avec les représentants du gouvernement, les autres partenaires et le personnel de l'UNICEF. Communique pour organiser les itinéraires des visites de terrain ; prépare / collationne les documents nécessaires à l’information du Représentant concernant ses missions.

3. Vérifie toutes les correspondances, les messages et la documentation entrant. Informe le Représentant des questions urgentes et importantes. Détermine et s’assure du dispatching pour action à l’Equipe d’encadrement, en assure le suivi et fournit des mises à jour concernant les développements ultérieurs et questions.

4. Responsable de la coordination des visites de officiels/visiteurs de haut niveau, et s’assure du respect du protocole ; gère les exigences administratives / programmatiques spécifiques et organise des réceptions officielles.

5. Assure la liaison avec les Sections / Bureaux de terrain et les parties externes, et prend en charge le suivi des actions en cours pour le Représentant. Conseille et assiste l’Equipe managériale dans le domaine de la gestion du bureau. Soumet à l’attention du Représentant les questions sensibles nécessitant son intervention / action.

6. Prépare la correspondance, les rapports spéciaux, les évaluations et justifications qui peuvent être de nature confidentielle. Assure la conservation et l’archivage des documents afin d’en faciliter l'accès / récupération.

7. Effectuer d'autres tâches selon les besoins. III-QUALIFICATIONS ACADEMIQUES / EXPERIENCES PROFESSIONNELLES MINIMUM REQUISES

-Diplôme de fin d’études secondaires requis. Un Diplôme d’études supérieures en Administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe issu d’un établissement accrédité ** est un atout.

-6 ans d'expérience dans l’administration, y compris la connaissance du protocole et l’expérience en matière de soutien au chef d’un bureau sont recherchés.

• Connaissances et compétences nécessaires à l'utilisation des applications informatiques standards de bureau.

• Une expérience au sein du système des Nations Unies serait un atout ;

  Compétences linguistiques : Maîtrise du Français et de l’Anglais tant à l’oral qu’a l’écrit

• Valeurs essentielles requises : Engagement ; Intégrité ; Diversité et Inclusion

• Compétences essentielles requises : Communication ; Travailler en équipe ; Recherche de résultats,

• Compétences fonctionnelles requises : Analyser, Application d’expertise technique ; Suivre les instructions et procédures ; Planification et organisation, S’adapter et répondre aux changements.

• Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d’un visa de travail à Madagascar

• L'UNICEF est engagé pour la diversité et l'inclusion au sein de sa main-d'œuvre, et encourage les candidats féminins et masculins qualifiés de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler pour devenir une partie de notre organisation.

1. SOUMISSION DE CANDIDATURE

Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en ligne via le lien https://www.unicef.org/about/employ/?job=502776 et d'y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, CV détaillé, une copie de la carte d'identité nationale ou passeport, une copie du diplôme le plus élevé.

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (18 Février 2017) ne sera pas considéré.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et recevront une réponse officielle à leur demande de candidature. Nos avis de vacances sont également disponibles sur le site http://www.unicef.org/about/employ/

* Ceci est une republication. Les candidats ayant déjà postulé auparavant n’ont plus besoin de le faire puisque nous avons déjà leurs profils.

**Voir la liste des établissements accrédités sur le lien :www.whed.net

L’UNICEF est environnement libre de toute discrimination. L'UNICEF est engagé pour la diversité et l'inclusion et invite les candidats compétents de toutes origines nationales, ethniques et religieuses à postuler pour faire partie de notre organisation. Les candidatures féminines qualifiées ainsi que celles de personnes qualifiées en situation de handicap sont vivement encouragées.