Country: Madagascar
Closing date: 17 Aug 2017
Contexte de travail, rattachement hiérarchique
Membre du Réseau international des Instituts Pasteur (RIIP), présent à Madagascar depuis 1898, l’Institut Pasteur de Madagascar (IPM) est un établissement scientifique privé malagasy à but non lucratif et reconnu d’utilité publique dont le fonctionnement est régi, depuis 1961, par une convention qui lie l’Institut Pasteur à Paris et l’Etat Malgache.
L’IPM a pour mission de contribuer à la prévention et au traitement des maladies et au développement économique par des activités de recherche, de formation et de santé publique.L’IPM a un effectif de 570 personnels et comprend 11 unités de recherche, deux laboratoires de service (Centre de biologie clinique ouvert 7/7 et 24/24, un laboratoire hygiène des aliments et de l’environnement), un centre antirabique, un centre de vaccination internationale et un service médical.
Le cabinet de direction assiste les Directeurs (Directeur, Directeur scientifique, Directeur administratif et financier) dans l’ensemble de leurs activités respectives et notamment tous les travaux administratifs et de secrétariat, l’organisation et le suivi des agendas, la gestion des courriers, la préparation et l’organisation des réunions, la rédaction des correspondances, le traitements de dossiers particuliers, gestion des ordres de mission et des billets d’avion des missions à l’étranger, organisation des évènements organisés au campus, gestion et suivi des hébergements…
Le Cabinet de Direction comprend actuellement4 personnes : 1 chef de cabinet, 1 assistant administratif et logistique, 1 secrétaire et 1 chauffeur de direction.
Missions et taches
Missions
Placée sous l’autorité hiérarchique du Chef de Cabinet de Direction, il (elle) assure le bon fonctionnement du Cabinet de Direction.
Tâches
En relation avec le Chef de Cabinet de Direction
Agenda, réunions, contacts avec les interlocuteurs des Directeurs
- Tenir et organiser les agendas des Directeurs
- Organiser, gérer les réunions et l’agenda des Directeurs
- Organiser les contacts avec les interlocuteurs des Directeurs
Secrétariat
- Concevoir et mettre en forme des documents (lettre, rapport)
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs
- Gérer le circuit des courriers « arrivée » et « départ » (suivi des parapheurs, vérification des courriers mis à la signature du Directeur…)
- Assurer la relecture et la correction de certains documents
- Classer et archiver les documents et dossiers papiers et numériques
- Organiser et suivre les commandes de matériels et fournitures du Cabinet de Direction
Organisations réunions, missions…
- Organiser les réunions du Conseil scientifique et du Conseil de perfectionnement
- Participer à l’organisation de différentes réunions et à la rédaction des comptes rendus (Chefs des services…),
- Organisation des voyages des missions du personnel de l’IPM
- Organiser les accueils des missionnaires de l’IPM invités par la Direction (accueil à l’aéroport, réservation d’hôtel…)
- Coordonner l’organisation et la coordination événementielle sur le campus (visite, cocktails, déjeuners…)
- Assurer le suivi des réservations des salles de réunion, des studios
- Tenir à jour la liste des publications de l’IPM
- Organiser et programmer les conférences scientifiques internes des étudiants et chercheurs de l’IPM
- Organiser les conférences des visiteurs IPM
- Organiser la sélection des stagiaires en MS2 et thèse d’exercice
- Organiser la sélection des doctorants en science
- Tenir à jour la liste des stagiaires IPM
- Suivre les appels à formation et bourse
Divers
- Remplacer le Chef de Cabinet en cas d’absence
How to apply:
Composition du dossier de candidature
- Lettre de motivation avec prestation salariale adressée au Directeur
- CV actualisé avec une photo couleur récente
- Copie certifiée conforme à l’original des diplômes et des certificats de travail
- Références professionnelles avec contacts
N.B: Les dossiers de candidatures resteront la propriété de l’IPM – aucun dossier déposé ne pourra être retiré. Pour cela, vous êtes priés de ne pas déposer des documents originaux, et de ne fournir uniquement que les documents mentionnés ci-dessus.
Envoi du dossier :
Le dossier doit être adressé, en précisant la référence de l’avis de recrutement,sous pli fermé par courrier ou déposé à l’adresse suivante :
Cabinet de Direction
Ref : AR/ACCD
A l’attention du Directeur
Institut Pasteur de Madagascar
BP 1274 – Ambatofotsikely, 101
Antananarivo – MADAGASCAR
Procédures de sélection
Après examen des dossiers, les candidatures retenues seront convoquées pour un entretien à une date qui leur sera individuellement communiquée.
Plus d'informations sur www.pasteur.mg