France: ALIMA - STAGE - Assistant Administratif H/F - MONTREUIL

Détails de l'offre :http://candidatures.alima.ong/Position/66

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

L'Assistant Administratif coordonne le fonctionnement général du bureau de Montreuil et assure le lien avec les départements logistique, RH, finance et comptable basés à Dakar. Il appuie par ailleurs le fonctionnement du département collecte basé à Montreuil. Il exerce ses fonctions sous la responsabilité et l’encadrement du Directeur Développement, et collabore plus généralement avec les équipes basées à Montreuil et Dakar.

Principaux objectifs du poste

• Assurer le fonctionnement général du bureau de Montreuil (administratif et logistique)

• Appuyer la gestion administrative, RH et logistique en support aux équipes basées à Dakar

• Gérer des dossiers d’exonération de TVA, d’entrepôt sous douane et d’obtention du carnet ATA en support au service approvisionnement de Dakar

• Participer à la relation donateur et appuyer l’organisation d’évènements de collecte de fonds

Principales activités

Soutien au fonctionnement général du bureau de Montreuil (administratif et logistique)

• Accueil téléphonique et physique du bureau de Montreuil

• Gestion du courrier, factures, reçus (réception, scan, envois)

• Suivi des services généraux du bureau (loyer et charges, copieurs, salles de réunion, téléphonique, internet, copieurs) et résolution de problématiques ponctuelles

• Gestion des stocks/petits achats : stock et commandes de fournitures, gestion fournisseurs, tenue de caisse

• Appui à la logistique des déplacements et événements organisés à partir de la France

Appui à la gestion administrative, RH et logistique en support aux équipes basées à Dakar, sous la supervision directe du responsable RH, de l’assistant DAF ou du service logistique de Dakar selon les dossiers

• Gestion des pièces administratives et comptables pour le bureau France

• Lien avec la médecine du travail (prise de RV), les administrations françaises pour l’administration RH et financière

• Lien avec les ambassades de pays étrangers pour les besoins en termes de visas, enregistrement, etc. selon les besoins du moment

• Collecte des éléments de paie des salariés du bureau France et transmission à Dakar (congés payés, arrêts maladie, remboursements des frais de transports…)

• Classement et archivage des dossiers et contrats

• Gestion des colis à envoyer à Dakar ou sur les missions en collaboration avec l’équipe logistique de Dakar

• Gestion des courriers en provenance de Dakar à dispatcher en France

Gestion des dossiers d’exonération de TVA, d’entrepôt sous douane et d’obtention du carnet ATA en support au service approvisionnement de Dakar

• Travail documentaire puis discussion avec le Centre des Impôts de Montreuil afin d’obtenir différentes exonérations d’achat en franchise de TVA – art 275 du Code Général des Impôts ; pour les biens achetés au sein de l’Union Européenne

• Discussion avec la Chambre de Commerce et d’Industrie de Paris afin de comprendre et obtenir le carnet ATA pour les équipements qui seront éventuellement stockés en France

• Discussion avec notre transitaire – pilotée par Dakar – sur les possibilités et modalités de stockage sous douanes dans leur entrepôt de Roissy

• Revue et finalisation du process de réception et d’envoi de lettres ou colis depuis Montreuil vers Dakar et/ou les missions ALIMA

Participation à la collecte de fond grand public

• Participation administrative au développement des outils de collecte à destination des donateurs français (saisie des dons, reçus fiscaux, routage et fullfilment)

• Appui administratif et organisationnel aux campagnes et événements de collecte de fonds

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Expériences :

• Formation supérieure en gestion administrative, école de commerce, BTS

• Une expérience préalable (stage) en entreprise ou association est un plus

Qualités requises :

• Sens de l’organisation

• Autonomie, rigueur, réactivité

• Motivation pour le milieu associatif et l’action humanitaire

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint)

Langues :

• Expression écrite en anglais et en français

CONDITIONS

Contrat : Convention de stage ou contrat d’apprentissage

Durée du contrat : 6 à 9 mois

Indemnités : Indemnités légales (3,60 euros / heure)

Prise de poste : Immédiate

Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et la réponse aux questions suivantes en lieu et place d’une lettre de motivation à candidature@alima.ngo avec en objet la référence « Stage Assistant Administratif – Montreuil » :

• Comment avez-vous connu ALIMA et qu'est-ce qui vous motive à rejoindre nos équipes ?

• Comment situez-vous ALIMA dans le paysages des ONG médicales d'urgence ?

• Selon vous, quelles compétences acquises dans votre formation actuelle seront utiles dans le cadre du stage proposé ?

• Que signifie pour vous assister une équipe ?

• En rapport avec le profil de poste proposé, que vous sentez-vous en capacité d'apporter personnellement à ce poste ?

• Sur une échelle de 0 à 10 (0 étant nul et 10 courant) évaluez votre niveau en français et anglais, parlé et écrit.

NB : Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons la possibilité de fermer l’offre avant le terme indiqué initialement si une bonne candidature est retenue.

Seules les candidatures complètes (avec réponses aux questions) seront considérées.