Country: Senegal
Closing date: 27 Mar 2018
Avis de vacance de poste
VN-CO-002-2018
Ouvert à la fois aux candidats internes et externes
Titre du poste: Assistant administratif et financier
Lieu d’affectation: Kolda, Sénégal
Classification: General Service Staff**, Grade G4**
Type d’affectation: Durée déterminée d’un an renouvelable
Date de prise de fonction: 01-04-2018
Date limite : 27-mars-18
Créée en 1951, l'OIM est l'organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM s'emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance, les candidatures internes sont considérées comme prioritaires.
Contexte:
Sous la supervision générale du Chef de mission et la supervision directe du Responsable Administratif et Financier, le (la) candidat (e) retenu (e) sera chargé (e) de d’apporter une assistance appropriée dans le traitement des opérations administratives et financières au bureau de l’OIM à Kolda.
Responsabilités:
- Réceptionner les factures, demandes d’achat ;
- Préparer toutes les demandes de paiement et s’assurer que tous les documents supportant les demandes /dépenses sont attachés à la demande de paiement avant d’être soumis pour signature ;
- Tenir la caisse du bureau ;
- Effectuer les paiements en espèces et chèques ;
- Enregistrer les dépenses en espèces dans le journal de caisse ; tenir une situation journalière d’entrée et de sortie du cash ;
- Tenir le journal banque du bureau ;
- Faire le suivi de l’envoi des avances de fonds depuis le bureau Dakar et vérifier les rapports de « petty cash » du sous-bureau ;
- Coordonner l’envoi des documents comptables du sous-bureau ;
- Enregistrer les dépenses du sous bureau dans le système ;
- Préparer les remboursements des frais de voyage (expense claims) ;
- Faire les photocopies des documents comptables ;
- Classer et archiver les documents comptables et financiers et administratifs ;
- Soumettre les demandes pour les remboursements de la TVA ;
- S’approprier les avantages et les limites liés à l’application de la technologie et chercher à les mettre en œuvre pour un travail approprié ;
- Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées.
Qualifications requises et Expérience
Education
- Licence en Comptabilité, gestion financière, gestion de projet, administration et finance ou toute filière connexe d’une institution académique reconnue, et deux années d’expérience professionnelle pertinente, ou ;
- Diplôme universitaire d’une institution académique accréditée et quatre années d’expérience.
Experience
- Maîtrise avérée des applications Microsoft Office, y compris Excel, PowerPoint, Bonne connaissance de la technologie de l'information et maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher et SharePoint.
- Une expérience professionnelle antérieure dans des organisations internationales et des entreprises serait un atout.
- Une expérience de travail dans un contexte d’urgence et la capacité à analyser les détails seraient un atout ;
Langues
Une maitrise parfaite du français est nécessaire. La connaissance de l’anglais est un avantage.
Compétences requises
- Responsabilité: capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives ;
- Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires ;
- Apprentissage continu – favorise l'apprentissage continu pour soi-même et pour les autres ;
- Communication - écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible ;
- Créativité et initiative - recherche activement de nouvelles façons d'améliorer les programmes ou les services ;
- Leadership et Négociation - développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes;
- Gestion de la performance - identifie les moyens et mets en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres ;
- Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités;
- Professionnalisme - affiche la maîtrise du sujet ;
- Travail d'équipe - contribue à un environnement d'équipe collégial; intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes ;
- Veille technologique - affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes;
- Mobilisation des ressources - travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l'OIM.
Autres
Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.
L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.
Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.
Du 13-mars-18 au 27-Mar-18
How to apply:
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse recrutementdkr@iom.int en mentionnant la référence du poste en objet: VN-CO-002-2018. Les candidatures doivent comporter un CV détaillé et une lettre de motivation dans un fichier unique.
La date limite de réception des candidatures est fixée au 27-mars-18
Les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es).
Periode d’annonce:
Du 13-mars-18 au 27-Mar-18