France: ASSISTANT DE PROJET MINI-LAB (H/F)

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française de MSF est présente dans une trentaine de pays.

Dans le cadre d’un surcroît d’activité, nous recherchons un/une :

ASSISTANT DE PROJET MINI-LAB (H/F)

Mission : L’assistant de projet Mini-lab a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives et apporte un support dans la gestion du projet. Il assiste le responsable du projet et l’équipe projet pour optimiser la gestion de son activité du point de vue relationnel, organisationnel et administratif.

Principales responsabilités :

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du responsable pilotage du projet Mini-lab :

Assurer un support dans la gestion du projet mini-lab

· Assister toute l’équipe projet sur le suivi du Gantt et des tâches établies dans le plan de management et maintient à jour les outils de suivi et de pilotage du projet en partenariat avec le responsable du pilotage du projet.

· Assister l’acheteur et le responsable du pilotage de projet sur l’écriture ou la relecture des contrats et accords.

· Rédaction des mails et des courriers dans le cadre du suivi des différents dossiers.

· Relecture et traduction de certains documents.

Assurer la gestion de l’information autour du projet

· S’assurer de la documentation des décisions prises lors des réunions et faire la mise à jour de celles-ci dans le registre.

· Participer à la collecte des informations nécessaires à la préparation des rapports finaux et du pilotage du projet auprès des différentes entités.

· Participer à la production, à la diffusion et à l’archivage des rapports périodiques et des documents officiels pour l’équipe projet et les parties prenantes du projet.

· Coordonner la maintenance de l’intranet en collaboration avec les correspondants des projets concernés.

· Support à l’équipe sur le développement des présentations et des documents de communication.

Assurer la gestion administrative du projet

· Réaliser la gestion administrative et organisationnelle du projet : planning des déplacements, suivi administratif des consultants, réservations d'hôtel et billets d'avion, notes de frais, per diem, etc.

· Organiser et animer le système de réunions du projet : organisation logistique des réunions (réservation de salles pour les réunions, organisation de réunions téléphoniques), préparer / distribuer les ordres du jour, assister aux réunions, rédiger et distribuer les comptes-rendus et les procès-verbaux de réunions et suivre les actions entreprises.

· Gérer le processus d’approbation des factures et s’assurer du bon archivage de celles-ci, rapporter les anomalies.

Profil recherché:

• Expérience de 3 à 5 ans dans une position similaire, impliquant une grande variété de parties prenantes.

• Intérêt pour la santé publique.

• Excellentes capacités de communication et travail en équipe.

• Capable de travailler dans une équipe multiculturelle.

• Qualités d’analyse, de synthèse et réactivité face aux problèmes.

• Autonomie et débrouillardise.

• Pragmatique en recherche constante de solutions.

• Bonne connaissance de MSF est un plus.

• Maîtrise de Pack Office et de logiciel de gestion de projet (Gantt Project).

• Français et Anglais courant.

Statut: CDD de 12 mois- Assimilé cadre - Temps plein. Poste basé à Paris. Quelques déplacements à prévoir en France et à l’étranger.

Poste à pourvoir : dès que possible.

Conditions salariales:

35,3K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 8,80€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% de l’abonnement transport en commun.

Merci de déposer votre candidature (lettre de motivation et CV) en ligne

http://www.msf.fr/recrutement/salariat

jusqu’au 05/04/2018 inclus.

Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers auront été retenus seront contacté(e)s.