Country: France
Closing date: 19 Apr 2018
Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée: principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’une création de poste, nous recrutons un(e):
Assistant(e) Unité Formation (H/F)
Mission :
L’Assistant(e) de l’Unité Formation est responsable de la réalisation des tâches administratives et du support au service formation. Il/Elle a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives et la gestion et diffusion de l’information du service formation auprès des autres départements.
Principales responsabilités :
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de l’Unité Formation,
● Assurer la gestion administrative du service formation :
o Assurer l’accueil et l’orientation de tout interlocuteur interne ou externe
o Réaliser la gestion administrative du service : plannings des absences, demandes de contrats & avenants, suivi des fins de période d’essai et fin de contrat, distribution des fiches de paie et tickets restaurant, gestion des notes de frais, per diem, courriers.
o Organiser les déplacements professionnels : transports et hébergement
o Organiser et animer le système de réunions du service, de service (réserver les salles, rédiger les ordres du jour, rédiger et diffuser les comptes rendus).
o Participer aux processus de recrutement (aide à la rédaction de l’annonce, suivi avec le chargé de recrutement, accueil des nouveaux arrivants, etc…)
o Participer à l’élaboration du budget, assurer le suivi budgétaire et le contrôle de gestion (vérification et suivi des factures, etc)
o Gérer les commandes de matériel, fournitures, consommables et gérer les stocks
● Gestion de l’information :
o Organiser la collecte, la diffusion et la sauvegarde des informations partagées par l’ensemble du service avec les autres départements
o Mise à jour régulière du catalogue et chronogramme de formation
o Etre le référent sur toutes les questions d’archivage (physique et électronique) des documents de l’unité formation
o Vecteur de capitalisation : rédiger des notes de synthèse pour le service
o Participer aux rapports d’activités, bilan social, statistiques, etc.
o Assurer les activités spécifiques liées à l’édition et à la diffusion des guides du département (PAO, maquette, contacts imprimeur, suivi d’édition, internet…)
● Activités éventuelles de l’emploi :
o Aider à la préparation des salles lors des formations
o Aider à la préparation ou gestion de dossiers en lien avec les projets de l’unité formation
o Assurer le secrétariat du responsable de l’unité formation : gestion des appels, des mails, de l’agenda.
o Briefings des expatriés sur l’organisation du service, politiques, documents partagés en cas d’absence d’un gestionnaire de formation
Profil recherché
· Expérience :
Une expérience professionnelle en tant qu’assistant(e) ou attaché(e) de direction d’au moins 2 ans est souhaitable.
Une formation en assistant administratif (BTS), assistant manager est un plus.
Une expérience dans le milieu associatif est un plus.
· Langues :
Français (C2) et Anglais (B2 sur la grille de référence européenne)
· Compétences :
Bonnes compétences en secrétariat et gestion administrative
Bonne maîtrise de la gestion budgétaire et comptable, suivi des dépenses
Bonne maîtrise des outils bureautique (Pack Office)
· Aptitudes :
Sens de l’organisation, rigueur, autonomie
Bonne communication écrite et orale
Qualités d’analyse et de synthèse.
Bon relationnel, capacité d’adaptation, sens du service
Statut :
CDD de 8 mois, basé à Paris.
Conditions salariales:
32,9 K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurant d’une valeur faciale de 9€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% de l’abonnement transport en commun.
Poste à pourvoir : 1 Mai 2018
How to apply:
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV)
Jusqu’au 19 avril inclus par email à : http://www.msf.fr/recrutement/salariat
Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers auront été retenus seront contacté(e)s
