Country: France
Closing date: 09 May 2018
Département : Coordination
Contrat : Stage
Pays : France
Durée 6 mois
Ville : Paris
Date de démarrage : 02/07/2018
Présentation d'ACTED
Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.
ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.
Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.
ACTED met en œuvre plus de 490 projets par an auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 190 millions d’euros. Nos équipes sont composées de 300 staff internationaux et 4300 staff nationaux.
Description du pays
Le siège d’ACTED a été créé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale.
Aujourd’hui le siège est composé d’une trentaine de personnes dans les départements Finance, Logistique/Sécurité, Administration/RH, Développement de projets/Reporting, Audit, Juridique et Transparence, HUB et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux Directions Pays ainsi qu’aux Directions Régionales.
Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Déléguée Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.
Description du poste
Le/La Stagiaire chargé(e) de la Gestion des voyages et des services généraux est responsable des réservations d’avion, des procédures de visa, de l’organisation de la formation au départ, de la gestion des voyages et mobilités des personnels internationaux prioritairement. En plus de ces fonctions, il/elle assiste le Responsable du Hub dans la gestion des services généraux du siège : préparation des colis et envois dans les pays (« pouch »), appui aux achats de fournitures diverses pour le siège (papeterie, produits d’entretien, etc.), mise à jour des annuaires téléphoniques et tenue du standard-réception.
Gestion des voyages
Réservation des billets d’avion pour les déplacements des personnels internationaux travaillant au siège ou dans les pays d’intervention d’ACTED, en lien avec l’agence de voyage partenaire d’ACTED.
Procédures de visa pour le voyage et l’établissement des personnels internationaux dans leur pays d’intervention en lien avec les ambassades représentées à Paris et en Europe.
Réservation des billets de train et des hôtels d’appoint nécessaire à l’organisation des déplacements des internationaux et de leur formation au départ.
Planification et organisation de la formation au départ avec l’ensemble des parties prenantes : participants (personnel international), départements siège, ressources humaines.
Mise à jour de la carte de suivi des missions (trombinoscope).
Mise à jour et distribution des supports de formation (« welcome pack », cartes ACTED, manuels de procédure, plans de sécurité, etc.)
Administration générale
Classement de l’ensemble des documents de voyage papier et électronique (billets d’avion, « travel sheets », visas, documents de transport et de donation, etc.)
Mise à jour des annuaires téléphoniques (monde, pays et siège) en lien avec les administrateurs pays.
Gestion du courrier entrant / sortant pour le siège.
Gestion du standard téléphonique et de la réception des coursiers, visiteurs, candidats pour entretien, partenaires, internationaux en déplacement, etc.
Suivi des clefs siège.
Appui aux services généraux siège
Le/La Stagiaire Gestion des voyages et des services généraux fournira un appui au Responsable du Hub pour la gestion des services généraux du siège à Paris à savoir :
- Suivi des stocks de fournitures courantes (produits d’entretien, papeterie, cartes de visite, etc.), gestion des achats en collaboration avec l’équipe finance.
- Assistance à l’inspection des locaux, aux réaménagements et à l’entretien général du bureau en lien avec les prestataires.
- Préparation et envoi avec les internationaux ou les missions ponctuelles des achats réalisés par le Responsable du Hub pour les pays (« pouch »).
- Préparation des documents de transport nécessaires (packing list, waybill, certificats de donation, etc.).
Préparation des salles de réunion pour le siège et assistance à la Direction si besoin.
Autres
En fonction de son intégration et de son évolution au sein du siège, le Stagiaire Gestion des voyages et des services généraux pourra être mobilisé par la Direction sur d’autres sujets répondant à la fois à un objectif de découverte du stage et aux besoins ponctuels d’ACTED.
Qualifications
Vous êtes motivé(e) par l’action humanitaire et l’international, et vous avez les atouts suivants :
- Formation Bac +2 à Bac +5 de type Tourisme, Logistique ou Services Généraux (ex : BTS, BIOFORCE, etc.) en recherche d’un stage de 6 mois minimum.
- Très bon niveau d’anglais oral et écrit
- Dynamisme, volonté de s’investir auprès d’une équipe internationale
- Résistance au stress, adaptabilité et autonomie
- Capacités de planification et d’organisation fortes, rigueur et sens pratique
- Très bon relationnel, goût pour le contact, disponibilité aux membres de l’équipe et aux sollicitations extérieures
- Pourvoyeur (se) de solutions
- Stage conventionné uniquement. Pas d’alternance ou contrat de professionnalisation.
Conditions
- Indemnité de stage 577.50 € par mois
- Tickets Restaurant
- Remboursement de 50% du titre de transport
How to apply:
Envoyez votre candidature (CV + lettre de motivation + références) à jobs@acted.org avec pour objet :
Ref: HUBI/HQ