Country: France
Closing date: 17 Jun 2018
L’ESPRIT ALIMA :La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.
LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE:
- Le patient d’abord
- Révolutionner la médecine humanitaire
- Responsabilité et liberté
- Améliorer la qualité de nos actions
- Faire confiance
- L’intelligence collective
SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE :
Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 3 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 10 pays d’Afrique. En 2018 nous projetons de travailler dans 41 projets dont 10 projets de recherche axés sur la malnutrition, le virus Ebola et la fièvre de Lassa. L’ensemble de ces projets se feront en appui aux autorités sanitaires nationales à travers plus de 320 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 294 structures de santé). ALIMA intervient en réponse à des crises humanitaires et les patients sont au cœur de toutes nos actions. Nous travaillons en partenariat dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde.
L’EQUIPE ALIMA : plus de 1800 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 3 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.
NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud.
NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, Ouverture/Fermeture.
LIEU DU POSTE : Paris, France
OBJECTIF GENERAL
L’assistant(e) admin/log appuie le fonctionnement général du bureau de Paris et plus particulièrement les départements administratif, logistique et développement. Il/elle exerce ses fonctions sous la responsabilité et l’encadrement de la chargée de développement basée à Paris et collabore avec les équipes basées à Paris et Dakar.
Principaux objectifs du poste :
− Assurer le fonctionnement général du bureau de Paris (administratif et logistique) ;
− Appuyer la gestion administrative, RH et logistique en support aux équipes basées à Dakar ;
− Travailler la gestion des dossiers d’exonération de TVA, d’entrepôt sous douane et d’obtention du carnet ATA en support au service approvisionnement de Dakar ;
− Participer à la relation donateur et appuyer l’organisation d’évènements de collecte de fonds.
MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES
Soutien au fonctionnement général du bureau de Paris (administratif et logistique) :
− Accueil téléphonique et physique du bureau de Paris ;
− Gestion du courrier, factures, reçus (réception, scan, envois) ;
− Effectuer le suivi des services généraux du bureau (loyer et charges, copieurs, salles de réunion, téléphonique, internet, copieurs) et la résolution de problématiques ponctuelles.
− Gestion des stocks/petits achats : stock et commandes de fourniture, gestion fournisseurs, tenue de caisse.
− Appui à la logistique des déplacements et évènements organisés à partir de la France.
Appui à la gestion administrative, RH et logistique en support aux équipes basées à Dakar :
− Gestion des pièces administratives et comptables pour le bureau France ;
− Médecine du travail (prise de RV), lien avec les administrations françaises pour l’administration RH et financière ;
− Lien avec les ambassades de pays étrangers pour les besoins en termes de visas, enregistrement, etc.;
− Collecte des éléments de paie des salariés du bureau France et transmission à Dakar (congés payés, arrêts maladie, remboursements des frais de transports etc.) ;
− Classement et archivage des dossiers et contrats ;
− Gestion des colis à renvoyer sur Dakar ou sur les missions en collaboration avec l’équipe logistique de Dakar ;
− Gestion des courriers en provenance de Dakar à redistribuer en France.
Travailler la gestion des dossiers d’exonération de TVA, d’entrepôt sous douane et d’obtention du carnet ATA en support au service approvisionnement de Dakar :
Travail documentaire puis discussion avec le Centre des Impôts de Paris afin d’obtenir une exonération temporelle, e.g. annuelle, d’achat en franchise de TVA ;
Travail documentaire puis discussion avec le centre des impôts de Paris afin d’obtenir une exonération temporelle, e.g. annuelle, d’achat en franchise de TVA pour les biens achetés au sein de l’Union Européenne ;
Discussion avec la CCI de Paris afin d’obtenir le carnet ATA pour les équipements qui seront éventuellement stockés en France ;
Discussion avec notre transitaire sur les possibilités et modalités de stockage sous douanes dans leur entrepôt de Roissy ;
Revue et finalisation du processus de réception et d’envoi de lettres ou colis depuis Paris vers Dakar &/ou les missions ALIMA ;
Participation à la collecte de fond grand public
Participation administrative au développement des outils de collecte à destination des donateurs français (saisie des dons, reçus fiscaux, routage et fullfilment) ;
Appui administratif et organisationnel aux campagnes et évènements de collecte de fonds ;
EXPERIENCES ET COMPETENCES
o Formation supérieure en gestion administrative, école de commerce, BTS.
o Une première expérience (stage) en entreprise ou association dans un poste similaire est un atout.
QUALITES REQUISES
o Sens de l’organisation
o Dynamique, Autonome, rigoureux, réactivité, force de proposition, et flexibilité
o Motivation pour le milieu associatif et l’action humanitaire
o Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint)
LANGUES
La maîtrise du français (lu, écrit, parlé) est indispensable. Une bonne compréhension et expression écrite en anglais est un atout.
CONDITIONS
Contrat : Stage avec convention de stage
Indemnités : Indemnités stage légales française (577,5 euros nets/mois) -
Durée du contrat : 6 mois
Prise de poste : 15 juillet 2018
How to apply:
Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et la réponse aux questions suivantes en lieu et place d’une lettre de motivation à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence « « Paris_AA & Logistique» au plus tard le 17 juin 2018.
❏ Qu’est-ce qui vous motive à travailler chez ALIMA au regard de nos opérations et de notre CHARTE https://www.alima-ngo.org/notre-charte ?
❏ A votre avis, quelles compétences acquises dans votre formation actuelle seront utiles dans le cadre du stage proposé ?
❏ Selon vous, que signifie assister une équipe ?
N.B.: Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons la possibilité de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une bonne candidature est retenue.
Seules les candidatures complètes (CV + réponse aux questions) seront étudiées.