Senegal: Logistics and Administrative Assistant USAID Senegal Monitoring & Evaluation Project Dakar, Senegal

Logistics and Administrative Assistant

USAID Senegal Monitoring & Evaluation Project

Dakar, Senegal

Project Summary:

The three-year USAID Senegal Monitoring & Evaluation (M&E) project is a three up to five year contract will provide USAID/Senegal with conduct studies and evaluation activities, including, but not limited to, activity/project design and progress assessments, performance evaluations, baseline data collection, target setting, and statement of work (SOW) development for evaluation activities. This contract seeks to improve performance management at all levels to help the Mission meet Agency requirements, make better informed strategic and management decisions, and advance Agency learning.

**Only Senegalese citizens are eligible to apply**

Position Summary:

This position supports the Finance and Administrative Management team and serves as an administrative assistant and receptionist – maintains the office efficiently, supports office procurements, and assists with coordinating arrangements for on-site meetings/events.

Responsibilities:

· Support administrative and logistical activities. Organize and archive information, as needed, related to project function and administration.

· Perform errands in support of assigned projects, such as banking, post office deliveries or pickups, project purchases or other miscellaneous tasks.

· Coordinate office drivers' and taxi drivers' schedules, including tracking and equally distributing long-distance trips. Checking drivers' mileage logs.

· Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.

· Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other communications.

· Arrange hotel reservations and transportation for project activity teams.

· Support procurement actions of office supplies and materials (e.g., for workshops) and ensure an adequate supply of office materials (paper, toner, stationary, cleaning substances, toiletries etc.) for the day-to-day running of the office.

· Welcome and attend to all office guests and answer the office telephone.

· Any other assignments which as determined by the Chief of Party or Director of Finance and Administration.

Qualifications:

· Minimum two (2) years of experience in administrative and/or operational management..

· Bachelor's degree in administration or other related discipline.

· Strong ability to pay attention to detail and follow instructions.

· Knowledge of USAID rules and regulations preferred but not required.

· Strong English writing skills and speaking ability.

· Previous experience managing events and logistics.

Assistant(e) Logistique et Administratif(ive)

Projet de Suivi-Evaluation auprès de la Misison de l'USAID au Sénégal

Dakar, Sénégal

Résumé du Poste:

Le postulant soutiendra l'équipe financière et administrative, et servira en tel comme assistant(e) administratif(ve) ainsi que réceptionniste – maintenir le bureau d'une manière efficace, gérer les approvisionnements, et assister au arrangements pour tous réunions / évènements.

Responsabilités:

· Soutenir toutes activités administratives et de logistique. Organiser et archiver tous documents physiques et informatiques en mesure de fonction / administration programmatique, tel leur nécessité au projet ;

· Achever des tâches en support des activités programmatiques, y compris au niveau des banques, des bureaux de poste, des achats ou autres ;

· Coordonner routes / programmes pour le chauffeur du bureau et chauffeurs de taxis, y compris tenir un dossier des trajets ; vérifier leur registre de kilométrage ;

· Soutenir la logistique pour les évènements du bureau, et maintenir un dossier pour toutes approbations

· Tenir des appels de suivi réguliers pour confirmer réception de correspondances officielles, des réservations, et autres communications ;

· Arranger les réservations d'hotel et de transportation pour le personnel ;

· Soutenir l'approvisionnement des fournitures de bureau (e.g. pour les ateliers, formations) et assurer une réserve suffisante de papier, papeterie, cartouche, produits de nettoyage, etc) ;

· Accueillir et s'occuper de tous visiteurs ; répondre au téléphone ;

· Autre, comme déterminée par le Chef du Projet et Directeur de Finance et Administration

Qualifications:

· Une expérience de deux (2) ans dans un poste administratif ou opérationnel.

· Licence en administration (ou semblable) .

· Très bonnes compétences interpersonnelles ; attentif(ve) au détails.

· Une connaissance des règlements de l'USAID préférée mais non requise.

· Très bonne compétence écrite et orale en Anglais.

· Une expérience précédente de gérer les évènements et la logistique.

PI92719675
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