France: Coordinateur Admin/Fin/Log (AFL) - H/F

Bibliothèque sans frontières recherche un ou une Coordinateur(rice) AFL pour gérer l'ensemble des missions administratives, financières et logistiques relatives au bon fonctionnement du Desk et des missions terrains qu'il supervise (Moyen Orient, Europe du Sud, Afrique des Grands Lacs et Bangladesh).

Position dans l’organigramme:
Le/La coordinateur(rice) admin/fin/log du Desk est sous l’autorité directe du Responsable de Desk et sous l’autorité fonctionnelle des directions administrative/financière, logistique et Ressources Humaines de BSF.
Il/Elle exerce une autorité fonctionnelle sur les admin/fin/log des Missions.

Missions :
1/ Contrôle de gestion / finance :

• Garantir le respect des règles administratives et financières des bailleurs de fonds et internes à BSF,
• Préparer les suivis budgétaires, en lien avec les chargé(e)s de projets/Coordinateurs programmes,
• Préparer un tableau de bord financier du Desk,
• Suivre et analyser l’affectation des RH du Desk,
• Participer à la rédaction d’appels à projets : préparation des documents administratifs, du budget (en incluant les inputs log) et support à la planification (étude de faisabilité pour le respect des délais),
• Préparer les prévisionnels de trésorerie du Desk en lien avec les Chefs de Mission/Coordinateur AFL Mission,
• Appuyer le responsable de Desk dans la définition de sa stratégie financière,
• Préparer les audits bailleurs, en lien avec le département administratif/financier.

2/ Administration/RH :

• Gérer et sécuriser les moyens de paiements du desk (si nécessaire) et les petites dépenses du desk,
• Préparer les demandes de mise à disposition de fonds pour les missions de suivi
• Archiver les conventions et assurer le suivi des versements bailleurs
• Garantir le respect des procédures d’achat et les seuils de validation en fonction des bailleurs de fonds (suivi des dossiers d’achats),
• Organiser les déplacements du Desk,
• Assurer le bon suivi RH des expatriés en lien avec le département RH,
• Participer aux briefings et débriefing des expatriés,
• Assurer le suivi et la mise à jour des listes contacts terrains et siège du Desk,
• Transmettre au département RH les demandes de recrutements et suivre le processus de recrutement,
• Suivre les demandes d'absences des expatriés en lien avec le Responsable du Desk et la coordinatrice de programme.

3/ Logistique :

• Assurer l’interface avec le service achat/expéditions : rédaction/suivi et archivage des demandes d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions,
• Participer à l’amélioration en continu du référentiel de procédures et d’outils logistiques,
• Suivre et optimiser les pratiques logistiques du Desk.

4/ Coordination avec les départements administratif/financier et logistique :

• Appliquer les procédures des directions administrative/financière et logistique au sein du Desk et des Missions qui lui sont rattachées,
• Être force de proposition sur la mise en œuvre de nouvelles procédures.

Profil recherché :

• Bac +2 en logistique ou en finance et gestion administrative,
• Diplôme de Bioforce serait un plus,
• Expérience d'au moins 3 ans à un poste similaire,
• Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds,
• Expérience en administration des associations,
• Expérience en logistique, Admin, Finance terrain ou siège dans l'humanitaire serait un plus,
• Excellente maîtrise d’Excel,
• Langue de travail : Français et Anglais

Qualités :

• Organisé(e) e fiable,
• Sens des responsabilités,
• Force de proposition,
• Capacités d'adaptation, gestion des priorités et pragmatisme,
• Sens de la pédagogie,
• Qualités relationnelles et de communication / Esprit d'équipe,
• Intégrité, honnêteté,
• Intérêt pour l'éducation numérique et les nouvelles technologies apprécié,
• Adhésion aux valeurs BSF. **
  Modalités :**

Type de contrat : CDD – 12 mois
Date de début de la mission : dès que possible
Lieu : Montreuil
Rémunération : Selon expérience et grille salariale de BSF + 50 % tickets restaurants + mutuelle

https://www.bibliosansfrontieres.org/agir-ensemble/travailler-chez-bsf/