France: Chargé(e) de gestion financière et administrative

CFI est l'agence française de coopération médias, principalement financée par le ministère français des Affaires étrangères et du Développement international, chargée de coordonner et d'animer la politique française d'aide publique pour la promotion et le soutien aux médias dans les pays en développement. CFI conduit actuellement une trentaine de projets qui s'inscrivent dans quatre grands programmes : médias et pluralisme, médias et entreprises, médias et développement et médias et ressources humaines.

Dans ce contexte, et plus particulièrement au sein de sa direction Méditerranée-Asie, CFI recherche un(e) Chargé(e) de gestion financière et administrative dont les fonctions et responsabilités sont détaillées ci-dessous. Le/la chargé(e) de gestion financière et administrative sera basé(e) au siège de CFI à Paris.

Mission essentielle :

Appuyer un ou plusieurs responsable(s) projets dans la gestion financière, budgétaire, et administrative de ses/leurs projet(s).

Activités principales :

En étroite coordination avec le(s) responsable(s) projet(s) :

Suivi des actions sur le plan financier:

• Effectuer le suivi des dépenses terrain du/des projet(s) : solliciter auprès de l’équipe-terrain, recevoir, vérifier, et consolider le listing mensuel des dépenses locales ainsi que les pièces justificatives de ces dépenses, s’assurer de leur validité, de la concordance des pièces et du listing, et de la régularité de la transmission des informations relatives aux dépenses du terrain vers le siège ;

• Se coordonner étroitement avec le(s) responsable(s) projet(s) pour réaliser le(s) suivi(s) budgétaire(s) des projets (réconciliation entre liste des dépenses, imputation, et suivi du budget sous format bailleur)

• Après validation du responsable(s) projet(s), assurer la transmission mensuelle de la liste des dépenses consolidée et des justificatifs correspondants au comptable gestionnaire, pour la bonne intégration des dépenses dans la comptabilité du siège ;

• En lien étroit avec le(s) responsable(s) projet(s), vérifier la validité des demandes d’avances mensuelles de fonds de l’équipe terrain, et se coordonner avec le comptable gestionnaire pour l’envoi et le suivi de trésorerie sur le terrain ;

• En lien avec le(s) responsable(s) projet(s), assurer le suivi des avances auprès des experts et/ou prestataires et leur régularisation, conformément aux contrats signés ;

• En lien avec le(s) responsable(s) projet(s) et le comptable gestionnaire, contribuer à la préparation des rapports financiers pour les bailleurs de fonds, avec les documents et annexes correspondantes.

Suivi des actions sur le plan administratif :

• Préparer les engagements de dépense (commande des prestations), et suivre la facturation en liaison avec le service comptable ;

• Appuyer le(s) responsable(s) projet(s) dans le suivi des circuits de communication et de validation entre terrain et siège de tous les documents relatifs à la gestion des projets (courriers, contrats, bons de commande, etc) ;

• Appuyer le(s) responsable(s) projet(s) dans la réalisation des tâches administratives (rédaction des appels d’offres, réservations, courriers) ;

• En lien avec le(s) responsable(s) projet(s) et le comptable gestionnaire, classer et archiver physiquement et électroniquement les documents liés à la gestion administrative et financière (devis, pièces comptables, contrats, bons de commande) des projets suivis.

Suivi des actions sur le plan opérationnel :

• Contribuer au reporting du/des responsable(s) projet(s) auprès du directeur adjoint en ce qui concerne plus particulièrement les aspects financiers et administratifs ;

• Assister le(s) responsable(s) projet(s) dans le suivi de l'équipe-projet sur le terrain sur les plans comptables, financiers, et administratifs ;

• Si nécessaire, participer à des missions terrain liées au projet ;

• Appuyer le(s) responsable(s) projet(s) dans la programmation des moyens nécessaires aux actions pour atteindre les objectifs fixés (moyens techniques et logistiques, humains et financiers) ;

• Renseigner l’outil de gestion de projet sur les aspects administratifs ;

• Appuyer le(s) responsable(s) projet(s) dans la préparation des documents nécessaires au débriefing des actions et aux réunions de suivi du projet, et y participer ;

• Partager les retours d'expérience sur la préparation et la mise en œuvre des actions auxquelles il/elle est associé(e).

Rattachement hiérarchique : Directrice Adjointe Méditerranée-Asie.

Compétences linguistiques demandées:

· Français obligatoire ;

· Anglais courant (à l’oral et à l’écrit) ;

· Arabe et/ou turc appréciés mais non exigés.

Compétences et expériences:

· Profil Administrateur/gestionnaire – A minima connaissances, idéalement formation économique/comptable/gestion financière et audit, administration ;

· Expérience dans la gestion administrative et financière de projets (idéalement 3-5 ans incluant si possible des missions à l’international);

· Rigueur, organisation, et précision ;

· Connaissances en comptabilité, goût pour les chiffres ;

· Bonne maîtrise des outils bureautiques et comptables ;

· Faire preuve de bonnes capacités rédactionnelles, relationnelles, d’initiative, de capacités d’analyse et de synthèse ;

· Sens des responsabilités, autonomie ;

· Maîtrise des procédures bailleurs est un plus ;

· Intérêt pour les sujets de solidarité internationale;

· Capacité à s’adapter à des interlocuteurs évoluant dans un environnement de travail changeant et dont la sécurité peut être instable.

Statut: Contrat à objet défini de 18 mois, renouvelable. Rémunération selon expérience.

Merci d’envoyer votre CV et une lettre de motivation (2p. maximum) à art@cfi.fr avant le 14 juillet 2016.