Country: France
Closing date: 25 May 2016
Department: Opérations
Position: Stagiaire Logistique – Paris
Contract duration: 6 mois
Location: Paris 9ème , France
Starting Date Juillet (flexible)
I. Information générale sur ACTED
Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.
ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.
Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.
ACTED met en œuvre plus de 450 projets par an auprès de 8 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 160 millions d’euros. Nos équipes sont composées de 400 staff internationaux et 4300 staff nationaux.
II. Profil pays
Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale.
Aujourd’hui le siège est composé de 50 personnes dans les départements RH, Finance, Reporting, Audit, HUB logistique et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 34 Directions Pays ainsi qu’aux 3 Directions régionales, comprenant environ 260 expatriés et plus de 3000 salariés nationaux.
Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Déléguée Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.
III. Position Profile
Le Stagiaire logistique du siège assiste le département des Opérations dans la gestion des validations courantes pour un certain nombre de pays et l’appuie dans le développement et la mise en place d’outils et procédures logistiques.
Ponctuellement, le Stagiaire Logistique pourra assumer des fonctions opérationnelles pour faire face à des situations très spécifiques : assister la réponse à certaines crises humanitaires, réaliser des missions de formation des équipes logistiques sur le terrain, appuyer la préparation d’audits externes pour le département logistique, participer au développement des outils et procédures d’autres services/départements si liés à la logistique, etc.
Suivi logistique des pays
1.Appui à la collecte et révision des plans d’achat et demandes de dérogation (40%)
Le Stagiaire Logistique siège sera chargé d’assister le Chargé de logistique siège dans la collecte des demandes de dérogation envoyées pour un certain nombre de pays et d’effectuer un premier tri avant leur traitement par le Chargé de logistique siège. Par ailleurs, il sera chargé du scan, de l’envoi au terrain, du suivi des signatures et du classement des plans d’achat et des dérogations approuvés au niveau du siège.
2.Mise en ligne et suivi des appels d’offre et contrats (25%)
Il sera également en charge de la vérification des appels d’offre pour un certain nombre de pays et de leur publication en ligne sur le site d’ACTED et les sites spécialisés des appels d’offre des pays ainsi que du siège. Il effectuera par ailleurs le suivi de ces appels d’offre, la vérification de la sélection des fournisseurs et des contrats et de leur archivage au niveau du siège.
3.Suivi des rapports mensuels logistiques pays (10%)
Chaque pays dispose d’un rapport logistique mensuels qui consolide 5 rapports clefs du département logistique dans le pays : achats, transports, stocks, équipements, communications.
Le Stagiaire Logistique siège aura pour rôle de collecter ces rapports auprès de ses interlocuteurs dans les pays d’intervention d’ACTED de façon mensuelle, de les classer, de faire un retour qualitatif sur ces rapports aux équipes pays et d’effectuer un suivi de ses recommandations de façon mensuelle.
4.Appui au Grant Management sur les aspects logistiques (10%)
Le Stagiaire Logistique sera en charge de constituer les annexes logistiques aux propositions de projet ainsi que les annexes logistiques aux rapports finaux.
5.Gestion du classement et de l’archivage du service logistique (5%)
Le Stagiaire Logistique siège devra tenir à jour l’ensemble du classement et de l’archivage de la logistique siège.
Développement
6.Appui au développement des outils et procédures logistiques (10%)
Le Stagiaire Logistique siège participera activement aux objectifs d’amélioration continue des outils et procédures logistiques ACTED monde et pourra de ce fait contribuer aux travaux suivants (liste non limitative) en fonction des besoins et des priorités stratégiques du département des Opérations :
Définition, test et déploiement d’une solution logicielle pour la gestion de la supply chain au niveau monde
Renforcement des process interservices et inter-départements pour le compte des Opérations (logistique, hub, IT, administration, RH, finance, développement de projet)
Finalisation et traduction des outils et manuels
Revue et perfectionnement des procédures logistiques
Appui ponctuel sur le terrain
Etc.
IV. Qualifications
Ecole d’ingénieur/commerce, niveau BAC + 4 achevé minimum
Connaissances et maîtrise des concepts logistique / supply chain
Capacités d’analyse/synthèse, de gestion des priorités, multitâche et de rigueur
Goût pour les procédures et process opérationnels prononcé
Autonomie, réactivité
Force de proposition, créatif et dynamique
Pratique courante de l’anglais exigée
Compétences informatiques indispensables : Word, Excel, Power Point
Intérêt marqué pour l’humanitaire et partage des valeurs d’ACTED
V. Conditions
Indemnité de 554.40€ par mois
Tickets Restaurant
Remboursement de 50% du titre de transport
How to apply:
Veuillez envoyer votre CV, en anglais ou en français et une lettre de motivation à jobs@acted.org (Ref : LI/HQ/SA).
Pour plus d’information, consultez le site Internet d’ACTED àhttp://www.acted.org